بهشتي آنلاين: همايشها : رفتن يا نرفتن

هفدهم خرداد ماه هشتاد و هفت

همايشها : رفتن يا نرفتن

سيد ناصر بهشتي

موضوعي است كه هميشه مرا مشغول ميسازد. چرا؟ سه همايش را در ميان ده ها همايشي كه شركت كرده ام، بررسي كنيم، آنگاه درمي يابيد كه بايد براي شركت در اين قبيل موارد محتاط باشيم و با دقت عمل كنيم تا وقت را هدر ندهيم و نتيجه مطلوبي بگيريم.

مورد اول همايشي ويژه مراكز دولتي استانهاي سه گانه خراسان رضوي، شمالي و جنوبي بود.هدف اين همايش معرفي محصولات شركت مشهوري بود كه نام آن را بنا به دلايلي نميبرم، اما محصولات فراگير و با سابقه اي دارد.خود را براي حجم مناسبي از اطلاعات جديد آماده ميكردم. طبق معمول، نوت بوك را باز كرده و مشغول يادداشت شدم. بعد از نزديك به يك ساعت و نيم، به صفحه نمايش نگاهي انداختم. هيچ مطلب جديدي جز نام افراد كليدي شركت، و سمت آنها را وارد نكرده بودم: مطلب جديدي وجود نداشت. تمام اطلاعات ارائه شده را ميتوانستيد از بروشورهاي فروشندگان در سطح شهر يا وب سايت شركت برپا كننده سمينار دريافت كنيد. بعد از پذيرايي ميان برنامه، وارد سالن شديم و مشغول اسكن چند سند شدم، كه مجري اعلام كرد بخش ويژه اي آماده شده است: يك مطرب آوردند و مشغول تقليد از مطرب هاي مشهورتر شد، بعد هم تقليد صداي هليكوپتر و هواپيما و استاديوم فوتبال، علي دايي و عادل فردوسي پور، و تعدادي مطلب طنز! حال مرا تصور كنيد كه سه قرار مهم را لغو كرده بودم (چون دو روز قبل كارت دعوت آن به من رسيد) تا به اين برنامه برسم. در پايان برنامه، نگاهي دوباره به صفحه نوت بوك انداختم، تنها يك محصول را ثبت كرده بودم كه امكان ويژه اي داشت. ماحصل حدود پنج ساعت برنامه، يك پاراگراف مطلب شد، كه با جستجو در اينترنت هم مقدور بود. بعد هم نهار و هداياي معمول.

مورد دوم همايشي درباره ماشينهاي اداري خاصي بود، كه به دليل علاقه به آشنايي بيشتر با آن، مايل به شركت بودم تا مطالب جديدي را جذب كنم. راس ساعت مقرر، طبق برنامه در محل حضور پيدا كردم. مهمانان قدم ميزدند از شروع برنامه خبري نبود. موقعيت سالن همايش طوري بود كه بايد از لابي اول هتل عبور ميكرديد تا به آن برسيد، و اين قضيه براي برپا كنندگان و شركت كنندگان يكسان بود. روي مبل نشسته بودم، كه چند نفر با چشمهاي خواب آلود و پف كرده در حال انتقال تجهيزات لازم نظير رايانه و غيره و پوستر به داخل سالن از جلوي چشمانم عبور كردند، و فرد ديگري كه ظاهرا مسئول ارشد آنها بود، با صداي بلند تهديد ميكرد كه بعد از همايش پوستشان را خواهد كند كه دير كرده اند! قيافه بهت زده مدعوين ديدني بود. براي احترام به دعوت كنندگان، تا برپايي همايش صبركردم. با يك ساعت تاخير نسبت به برنامه، وارد سالن شديم، و مجري نامسلطي اعلام كرد كه سخنران دچار تاخير در پرواز شده و هر چه تماس ميگيريم پيدايش نيست! فرد بعدي هنوز نيامده، بنابراين در صورت امكان ...... صبر نكردم تا كلامش تمام شود. از سالن خارج شدم تا وقت از دست رفته را جبران كرده و به ساير امور برسم.

مورد سوم، يك همايش بسيار عالي و با محتواي بسيار خوب بود. انصافا، برنامه ريزي خيلي خوبي داشت، و مطالب آن نيز نفس گير و جذاب بود. اگر مشغول صحبت ميشديد، حتما مطلب خوبي را از دست ميداديد. ولي يك اشكال بزرگ داشت : شركت كنندگان در حد و اندازه اين مطالب نبودند. بايد هر چند دقيقه يكبار از چند صندلي اطراف خواهش ميكرديد تا همراهشان را خاموش كنند، يا كمتر به خاطرات گذشته بپردازند، و صداي خنده هاي معلول پيامكهاي دست اول را كنترل كنند. فردي در نزديكي خواب بود و صداي خرخرش گهگاه بلند ميشد. چند صندلي عقب تر تعدادي دختر جوان نشسته بودند كه معلوم نبود از كدام خراب شده اي دعوت شده بودند، و مدام با صداي بلند ميخنديدند. چند بار هم صدا ميزدند كه آقا سرت ببر كنار، سرت ببر پايين، نميتوانيم ببينيم. ناچار شدم براي شنيدن صداي سخنران و خلاصي از دست جماعت بي خرد، به آخرين رديف صندلي مراجعه كنم. وضعيت بهتر شد، اما تا پايان مباحث، مشكلاتي از اين دست پابرجا بود. مشخص بود كه برپا كنندگان، در انتخاب افراد شركت كننده و سطح تخصصي آنها، كاملا بي توجه بودند.

كم نيستند افرادي كه نفس شركت در يك همايش، و دريافت كارت دعوت، براي آنها بسيار خوشحال كننده است، و احساس شخصيت ميكنند. اما اگر مانند بنده حقير فرصت خوابيدن نيز نداشته باشيد، اتلاف وقت در برنامه هاي مختلفي كه به هر دليلي نميتوانند شما را به هدفي كه تعقيب ميكنيد برسانند، به نحو ناراحت كننده اي اعصاب را تحليل ميبرد. خواه برنامه ريزي غلط باشد، يا محتوي ضعيف باشد، و شركت كنندگان براي صرف نهار در هتلهاي پنج ستاره آمده باشند و در طول برگزاري همايش روي اعصابتان راه بروند، نتيجه يكي است: وقت عزيز و غير قابل جبران، تلف ميشود.

اخيرا خيلي محتاط شده ام. برايم كاملا مشهود است، كه بايد دقت و وسواس فراواني در انتخاب همايشها به خرج دهم. چند نكته ذيل، ميتواند تا حدي تعيين كننده ميزان بازدهي همايش باشد:

ـ ابتدا موضوع همايش را بررسي كنيد. اگر بهترين دستاوردها در اين زمينه را ميشناسيد، اهميت شركت شما در آن كاهش خواهد يافت.

ـ برنامه همايش را بررسي كنيد. اگر برنامه اي اعلام نشده باشد يا برگزار كننده از اعلام برنامه طفره رود (البته نه در فاصله شش ماه! مثلا چند هفته قبل از برگزاري) به راحتي ميتوان دريافت كه شركت در آن ريسك است.

ـ با دبيرخانه همايش، يا شركت برگزار كننده تماس بگيريد و از سطح مدعوين دعوت شده سوال كنيد، البته اگر در متن اعلاميه همايش اعلام نشده باشد. طبيعي است وقتي از شما گواهي رسمي سمت در سازمان دولتي را درخواست ميكنند، اين سوال موردي ندارد.

ـ مكان برگزاري را بررسي كنيد. طبيعي است يك رستوران درجه سه، محل مناسبي براي برگزاري يك همايش با چند صد نفر شركت كننده نيست. حتي اگر مطالب عالي باشند، نقص محيط و تجهيزات در ارائه محتوي تاثير بدي خواهد گذاشت.

ـ برگزار كننده نيز بسيار مهم است. توانايي سازماندهي يك همايش خوب، در توان هر شركت يا سازماني نيست. نياز به ساختار و تجربه دارد.

ـ سخنرانان و گردانندگان ورك شاپها ، نيز بسيار مهم هستند. درباره آنان تحقيق كنيد تا دريابيد كيفيت هر قسمت از برنامه چگونه است.

خلاصه كلام، دعوت از شما منت بر شما نيست. آنها پول خرج ميكنند، و شما عمرخود را خرج ميكنيد. مطمئن باشيد اگر براي برپا كنندگان صرفه نداشت، هزينه نميكردند. و مطمئن باشيد عمر شما مهمتر از پول آنهاست. پس حق داريد بدانيد قرار است چگونه وقت شما را خريداري كنند؛ البته اگر راه بهتري براي صرف وقت خود داريد!

منبع: بهشتي آنلاين

سرفصلها: فناوري اطلاعات

برچسبها: همايش